Freie Fusionsenergie

Teil 12: AWO Unterfranken | Nach Zusammenschluss des Kreisverbandes Würzburg mit dem Bezirksverband Unterfranken ist der Fuhrpark in den Fokus gerückt, um Synergien zu heben. Dies ist in vollem Gange.

— Die Kfz-Beschaffung der AWO Unterfranken ist in Bewegung. Den Startschuss hierfür gab die Fusion des Kreisverbandes Würzburg mit dem Bezirksverband Unterfranken vor gut zwei Jahren. Denn nicht nur die Anzahl der Fahrzeuge ist damit auf 94 Pkw und Transporter gestiegen. Auch die neue Geschäftsführung und die auf drei Mitarbeiter gewachsene Abteilung Controlling/Einkauf messen dem Fuhrpark einen höheren Stellenwert bei.

Ziel des Führungsteams ist es, Einsparmöglichkeiten zu ermitteln und Optimierungen umzusetzen. Dafür zuständig ist Thomas Richter als Einkäufer und Controller. Seine Hauptaufgabe: Die Produktver- und -entsorgung bei der AWO Unterfranken.

Infolgedessen managt er unter anderem die Beschaffung der Fahrzeuge für die sozialen Dienste und Einrichtungen. Basierend auf dem Ansatz der Total Cost of Ownership (TCO) nimmt er daher immer mehr Bereiche und einzelne Bausteine des Fuhrparkmanagements unter die Lupe und strukturiert sie bei Bedarf um.

Neue Kfz-Gruppe | Wirkung hat die Philosophie bereits in der Car Policy und den Fahrzeugkategorien respektive bei dienstwagenberechtigten Fahrern entfaltet. So sind die fahrzeug- und einsatzzweckbezogenen Gruppen von drei auf vier gewachsen.

Die erste beinhaltet Kleinwagen für ambulante Sozial- und Beratungsdienste, die sich mit 25 Einheiten überwiegend aus Ford Ka rekrutieren. Die zweite schreibt Kompaktvans für Essen auf Rädern und Altenpflegeeinrichtungen vor. Hier sind vor allem Ford Tourneo Connect und Opel Combo CNG in Betrieb. Sie summieren sich ebenfall auf 25.

Neu ist seit 2012 die dritte Kategorie. Sie sieht die Kompaktklasse in Kombivariante für die Bereichsleiterebene und Einrichtungsleiter als Dienstwagen vor. Diese stehen als einzige nicht nur für die berufliche, sondern auch für die private Nutzung bereit. Dabei handelt es sich um elf VW Golf Variant und Opel Astra Caravan. Gleichwohl unterliegt die Vergabe auch dem Einsatzzweck, da die zugangsberechtigten Führungskräfte in der Regel mehrere Einrichtungen oder übergreifende Sachgebiete verantworten und aus diesem Grund dienstlich pendeln müssen. Funktions- und Motivationscharakter paaren sich folglich in dieser Gruppe.

Die vierte Gruppe sind Transporter und Busse für den universalen Einsatz, insbesondere in den Behindertenwerkstätten. 19 Einheiten, darunter Mercedes-Benz Sprinter, Ford Transit und VW T5, dienen hier der Personen- und Warenbeförderung. Die verbleibenden 14 Fahrzeuge stammen aus der Zeit vor Definition der Car Policy und verteilen sich auf verschiedene Marken wie Opel, Skoda und Smart. Sie werden künftig durch die genannten Modelle der jeweiligen Gruppe ausgetauscht.

Die Ausstattungen und Motorisierungen der Fahrzeuge variieren. Ausnahme bilden die persönlich zugeordneten Dienstwagen mit Zwei-Liter-Dieselmotoren als Standard. Definiert ist für alle die äußere Erscheinung: weiß mit Beschriftung und Logo. Die Interieurpakete richten sich dagegen nach den jeweils verhandelten Rahmenverträgen des Bundesverbandes, auf den die AWO Unterfranken im Einkauf zugreift.

Die Wahl der Motorisierung hängt wiederum vom Einsatzgebiet und der Laufleistung ab. Dieselfahrzeuge werden ab einer Laufleistung von etwa 25.000 Kilometern pro Jahr und für ländliche Regionen mit großen Touren geordert. Rund 40 Prozent der Fahrzeuge rollen dabei in der Stadt und 60 Prozent auf dem Land. „Generell sind die Laufleistungen jedoch sehr unterschiedlich, weshalb keine pauschalen Vorgaben für die Motorisierungen möglich sind. Entschieden wird fallweise“, sagt Richter.

Zudem versucht er für Ausgleich zu sorgen. Wenn die Mitarbeiter einer Einrichtung wenig fahren, tauscht er die Fahrzeuge mit denen, die überdurchschnittlich viele Kilometer auf der Uhr haben. „Am Ende versuchen wir das so zu managen, dass die Gesamtlaufleistung in etwa gleich bei 50.000 bis 60.000 Kilometern und die Haltedauer bei vier bis fünf Jahren liegt“, erläutert Richter.

Leasing im Test | In der Findungsphase ist die AWO Unterfranken gerade bei der Suche nach der richtigen Beschaffungsform. Ob Leasing oder Kauf das Rennen macht, hängt davon ab, was unterm Strich – inklusive Remarketing respektive Rückgabekosten – die Liquidität schont oder verbessert.

Derzeit sind 75 Fahrzeuge gekauft und 19 geleast, wobei letztere hauptsächlich aus Ford Ka im Finanzleasing über drei Jahre mit einer Laufleistung von 20.000 Kilometern pro Jahr bestehen. „Den Anstoß für den Test haben die sehr günstigen Konditionen für das Modell gegeben“, sagt Richter. Er fügt hinzu: „Außerdem hatte der Kreisverband seine Fahrzeuge geleast und die Verträge laufen teilweise noch.“

Unabhängig davon will der Einkauf die Beschaffung vereinheitlichen. Bisher hat der Kauf in den Vergleichsrechnungen meist besser abgeschnitten als Leasing. „Grund dafür sind die guten Konditionen, die der Bundesverband seinen Mitgliedern bietet“, konstatiert der Einkaufsverantwortliche.

Daneben erzielen die zuständigen Mitarbeiter in den Einrichtungen in Kooperation mit der Zentrale für das Remarketing akzeptable Preise bei den gewerblichen Wiederverkäufern. Das geschieht in der Regel via Versteigerung. Durchschnittlich 15 Einheiten wechseln jedes Jahr den Besitzer und müssen von der AWO Unterfranken ersetzt werden.

Flexible Beschaffung | Um die jährlichen Kosten für den Fuhrpark auch entsprechend berücksichtigen zu können, fertigt Richter im Herbst für den Einkauf in Absprache mit den Einrichtungsleitern und Bereichsleitungen einen Haushaltsplan für das Folgejahr. Dabei bestimmt er die zu beschaffenden Fahrzeuge und stellt die Beträge ein. Entsteht kurzfristiger Ersatzbedarf, zum Beispiel wegen eines Totalschadens, kontaktiert Richter seine Ansprechpartner in den Autohäusern, mit denen er eng kooperiert. „Sie überbrücken den Mobilitätsnotstand und sorgen für schnellen Ersatz. Zudem wird via zentrale Steuerung versucht, über internen Austausch Abhilfe zu schaffen“, betont er.

Managementstrategie | Darüber hinaus bleiben die Zulassung der Fahrzeuge und das gesamte Kostenmanagement inklusive Dokumentation eine Aufgabe der Zentrale. In einer Hand ist auch die Flottenversicherung auf Basis von Stückprämien, welche die Finanzabteilung mit der Funk-Gruppe als Makler jährlich schnürt. „Der Selbstbehalt unterscheidet sich dabei nach Fahrzeugtyp und wird jeweils so gewählt, dass die Prämienhöhe den optimalen Wert für uns ergibt“, sagt Richter.

Die anderen operativen Tätigkeiten wie Wartungs- und Verschleißarbeiten, Reparaturen, Räder- und Reifenersatz sowie Kraftstoff organisieren die Dienste selbst. „Ein Rahmenvertrag über Kraftstoff ist gescheitert, weil die Präsenzen vor Ort nicht überall vorhanden waren“, ergänzt Richter.

Nichtsdestotrotz haben sich die TCO in den vergangenen Jahren zugunsten der AWO Unterfranken entwickelt. Sinkende Verbräuche, günstigere Einkaufskonditionen und Versicherungsverträge haben ihren Teil dazu beigetragen. Einen Schlüssel für weitere Verbesserungen sieht Richter im Zusammenschluss. Dieser hat ein neues Fenster geöffnet, das der Einkäufer nutzt.

| Annemarie Schneider

AWO Unterfranken | In Kürze

Der AWO Bezirksverband Unterfranken e. V. betreibt rund 90 Einrichtungen, die unterschiedlichste soziale Dienste übernehmen – von der Altenpflege mit stationärer Pflege und mobilen Diensten über Kinder- und Jugendbetreuung bis hin zu Beratungsstellen für Familien, Reha- und Erholungsmaßnahmen sowie Bildungsaufgaben und Akademie. Der gemeinnützige Verein beschäftigt rund 2.000 Mitarbeiter über den gesamten Bezirk, der von der Rhön mit Bad Kissingen im Norden über Schweinfurt und Haßfurt im Osten bis nach Aschaffenburg im Westen und Würzburg mit Umland im Süden reicht. Sitz der Organisation ist Würzburg.

Fuhrpark | Auf einen Blick

94 Fahrzeuge, davon 75 Pkw + 19 Transporter bzw. Busse

Kfz-Auswahl nach vier Hauptgruppen:

Kleinwagen für ambulante Sozial- und Beratungsstellen: 25 Ford Ka

Kompaktvan für Altenpflegeeinrichtungen und Belieferung von Essen auf Rädern: 25 Einheiten, v. a. Ford Tourneo Connect und Opel Combo CNG

Kompaktklasse für Dienstwagenberechtigte wie Bereichsleiter: 11 Einheiten VW Golf oder Opel Astra als Kombis mit Zwei-Liter-Diesel-Motoren

Transporter/Kleinbusse für universalen Einsatz, v. a. in den Seniorenzentren und Behindertenwerkstätten: 19 Einheiten, aufgeteilt in Ford Transit, Mercedes-Benz Sprinter, VW T5

restliche 14 Einheiten verschiedene Marken und Modelle wie Opel Agila und Smart

ca. 75 Fahrzeuge gekauft (Haltedauer: 4–5 Jahre) und 19 im Finanzleasing (Laufzeit: drei Jahre, Laufleistung: 20.000 km p. a.)

Kfz-Beschaffung im zentralen Controlling/ Einkauf

außerdem zentral angesiedelt: Kfz-Zulassung in Würzburg mit Kennzeichen „WÜ-AW“, Kostenmanagement und Dokumentation

Flottenversicherung zentral über Finanzabteilung via Funk-Gruppe als Makler mit Stückprämien und Selbstbeteiligung je nach Fahrzeugtyp von 600 bis 1.000 Euro in der Vollkasko

Fuhrparkmanagement: Wartung & Verschleiß, Reparaturen, Räder/Reifenersatz, Kraftstoff bei Einrichtungen vor Ort, Remarketing i. d. R. zentral organisiert

• Ausgabe 1/2014 Seite 50 (3.6 MB, PDF)