Auf Nummer sicher
Marktübersicht | Wem die gute alte Excel-Liste für die Dokumentation der Führerscheinkontrolle zu unsicher oder kompliziert ist, hat mittlerweile die Qual der Wahl bei professionellen Kontrollsystemen.
— Wer als Fuhrparkverantwortlicher überlegt, für die rechtlich notwendige Führerscheinkontrolle mit einem professionellen Anbieter zusammenzuarbeiten, muss sich entscheiden: Bleibt er bei der manuellen Kontrolle, die der Dienstleister für ihn durchführt, wie von SFF Services for fleets oder DAD angeboten? Oder findet er die elektronische Kontrolle besser? Dann hat er auch da wieder die Wahl: Benötigt das Unternehmen eigene Terminals, die sich auch im Auto befinden können (von Vispiron), oder können die Fahrer die Prüfungen besser an öffentlichen Stationen durchführen? Und soll auf deren Führerscheine ein Barcode oder ein RFID-Chip geklebt werden?
Beide Techniken haben sich mittlerweile etabliert, alle Anbieter garantieren zudem, dass ihr System die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Zu der einstigen Marktneuheit von LapID aus dem Jahre 2006 haben sich inzwischen so viele weitere Lösungen hinzugesellt, dass der Markt mittlerweile recht undurchsichtig ist. Deshalb haben wir die wichtigsten Fakten zu allen bekannten Systemen tabellarisch in einer großen Marktübersicht für Sie zusammengestellt, die natürlich auch sämtliche Kosten enthält.
Rechtliche Besonderheiten | Meist können alle Führerscheine in den Systemen registriert und mit Siegel versehen werden. Es gibt aber landesspezifische Besonderheiten, die zu berücksichtigen sind. So weist Admin Solutions darauf hin, dass das Bekleben der Führerscheine in Österreich unzulässig ist. Anders als bei uns, wo nur darauf zu achten ist, dass das Siegel keine Infos verdeckt. Die Technology Content Services (TCS) – früher TÜV Card Services – aus Nürnberg, die das System E-Flotte entwickelt hat, warnt vor Führerscheinen von außerhalb der EU. Diese dürften nur mit einer besonderen Erlaubnis, teilweise auch nur mit einer Übersetzung, maximal sechs Monate in Deutschland genutzt werden. Danach liege ein Fahren ohne Fahrerlaubnis vor. Wenn also ein US-Mitarbeiter eines internationalen Konzerns zunächst drei Monate bei einer Tochterfirma in Frankreich tätig ist und danach in Deutschland, darf er hier nur noch drei Monate fahren.
Wichtig sei daher, dass die amtlichen Dokumente bei der Ersterfassung sorgfältig geprüft und in die Datenbank eingegeben werden. Wie gut, dass die meisten Anbieter dies als Extraservice offerieren und zum Teil auch Rechtsberatungen bei Anwälten vermitteln.
Prüfung „en passant“ | Ist das Kontrollsystem erst einmal implementiert, gibt es meist keine Probleme. Die Anbieter beobachten bei ihren Kunden eine hohe Fahrerakzeptanz. „Die Einhaltung der Prüfintervalle wird zu 100 Prozent befolgt“, sagt Rainer Klaus, Senior Consultant und Mitentwickler von LicenceID.
Das fällt den Fahrern besonders leicht, wenn sie ihre Fahrerlaubnis ganz nebenbei beim Tanken, bei der HU oder in der Werkstatt ans Terminal halten können. „Die Kombination von Reifenwechsel im Frühjahr und Herbst mit gleichzeitiger Führerscheinkontrolle hat sich etabliert“, sagt Niels Krüger, Vertriebsleiter bei der TCS, die mit Euromaster kooperiert. Dadurch stehen bundesweit 330 Stationen zur Verfügung.
Auch bei Euromaster direkt ist die in Zusammenarbeit mit TÜV Card Services entwickelte Dienstleistung als „Führerschein-Check“ erhältlich, die auch in Kombination mit der UVV-Prüfung genutzt werden kann.
Neu bei A.T.U | Das Netz an Prüfstationen wird infolge neuer Partnerschaften zwischen Systemanbietern und anderen Flottendienstleistern immer dichter. Der neueste Anbieter eines auf Barcode basierenden Systems ist A.T.U – das neue Produkt startet im April. Zur Prüfung können alle rund 600 Standorte der Werkstattkette angesteuert werden. Die Fuhrparkbetreiber erhalten die Barcodes gegen eine einmalige Aktivierungsgebühr. Hinzu kommt noch eine monatliche Gebühr, bei vertraglicher Regelung zum Reifenmanagement versprechen die Weidener Sonderkonditionen für die Prüfkosten. Die relevanten Fahrerdaten meldet der Fuhrparkbetreiber an A.T.U, wo diese in eine eigene Datenbank importiert werden.
Hürden | Vor der Systemimplementierung sei es jedoch manchmal schwierig, Unterstützung im Unternehmen zu bekommen. So stellt beispielsweise Peter Vogel, Senior Sales Manager Mobilität bei Kemas, häufig eine geringe Akzeptanz des Themas bei Betriebs- und Personalräten fest. „Fuhrparkmanager können das Thema als Einzelprojekt im Unternehmen nur schwer umsetzen“, sagt Vogel.
„Jedes Projekt wirft bei der Einführung Fragen und Herausforderungen auf. Wichtig sind eine professionelle Planung und die Einführung in Intervallen“, rät Holger Rost, Geschäftsführer von Fleet Innovation.
Wissenslücken in den Fuhrparks | Nach Beobachtung von Admin Solutions seien aber auch viele Fuhrparks nicht aufgeklärt genug. „Die Marktbearbeitung zeigt: Einer Vielzahl von Fuhrparkbetreibern ist nicht bewusst, welche Pflichten auf ihnen lasten und welche Voraussetzungen hier in welcher Form zu erfüllen sind“, sagt Robert Lovrec, Produktmanager CarVita bei Admin. Die Prüfung der Führerscheine werde einem Auszubildenden übertragen und es herrsche in der Fuhrparkabteilung die Meinung vor, eine einfache Sichtprüfung ohne Dokumentation sei ausreichend. „Es zeigt sich, dass hier noch sehr leichtfertig mit den gesetzlichen Verpflichtungen umgegangen wird und die Konsequenzen nicht ganz klar sind, frei nach dem Motto: Solange nichts passiert, ist alles gut“, sagt Lovrec.
Eine Softwarelösung allein erlöse den Verantwortlichen nicht von seiner persönlichen Verantwortung in seiner Aufgabe, so Lovrec. „Jedoch unterstützt er diesen auf einfachste und effektivste Weise in Form der neuesten Technik.“ | Mireille Pruvost
Alternativlösung 1 | Services for fleets
Ganz manuell und ohne Chip funktioniert die Lösung von SFF: Einmalig füllen Fahrer eine anwaltliche Vollmacht aus, denn die Behördenanfrage beim KBA, ob eine gültige Fahrerlaubnis existiert, stellt ein Anwalt. Das KBA bestätigt dies dann schriftlich. Die Prüfung wird regelmäßig ausgeführt, z. B. monatlich. Den Statusreport erhält der Fuhrpark elektronisch. Pro Nutzer kostet die Prüfung jährlich 33,60 Euro, SFF verspricht im Vergleich zur E-Kontrolle Ersparnisse von bis zu 90 Prozent. Kontakt: Nancy Müller, Kundenbetreuung, Tel. 089/41870363, Mail: info@servicesforfleets.com, Web: www.servicesforfleets.com
Alternativlösung 2 | XL-Check, DAD
Auch hier wird die Fahrerlaubnis mit Einverständnis des Fahrers als behördliche Anfrage überprüft. Sie läuft automatisiert im definierten Prüfturnus ab. Die behördlichen Dokumente werden dem Fuhrpark als Nachweis postalisch zugestellt. Kontakt: Tel: 04102/804-400, Mail: vertrieb@dad.de, Web: www.dad.de
Marktübersicht | Systemanbieter, Teil1
Kontakt
Systemname
CarSync-Log Fahrtenbuch Management System
E-Flotte Elektronische Führerscheinkontrolle (E-Fs-check)
ELicence
Fleetfuhrpark IM-System
Fleet ID
LapID
Anbieter
Vispiron
Technology Content Services
Admin Solutions
EH Systemhaus
Fleet Innovation
LapID Service
Ansprechpartner
Telefon
Theodor Hermann, Sen. Key Account Manager
0 89/55 29 70 69
theodor.hermann@vispiron.de
www.vispiron.de
Niels Krüger, Vertriebsleiter
09 11/2 30 53-150; mobil: 01 71/1 62 82 31
n.krueger@tcs-dienstleistung.de
www.e-flotte.de; www.tcs-dienstleistung.de
Robert Lovrec, Produktmanager CarVita
0 40/8 79 74 48-77
r.lovrec@admin-solution.com
www.admin-solution.com
Burghard Toschek, Vertrieb/Marketing
0 75 76/9 60-595, mobil: 0170/5 81 48 74
toschek@eh-systemhaus.de
www.eh-systemhaus.de
Thomas Fürth, Service Center
0 18 03/53 38 43 (0,09 Euro/Min. aus dt. Festnetz)
service@fleet-id.de
www.fleet-id.de
Thorsten Braas, Marketing
02 71/4 89 72-18
thorsten.braas@lapid.de
www.lapid.de
System
Prüfsiegel
RFID-Label
Trusttrack-Siegel mit holografischer Verschlüsselung (analog Banknoten)
RFID-Chip
RFID-Etiketten
Hologramm-Barcode auf spezieller Trägerfolie
RFID-Chip (125 kHz)
Zugrunde liegende Datenbank
MySQL
Eigenentwicklung, mehrstufig
CarVita
„Fleet“, Microsoft SQL Server 2005, 2008 oder 2008R2
internetbasiertes Online-Management-System (Eigenentwicklung)
rein internetbasierte Anwendung, keine lokale Datenbank erforderlich
Nutzung inhouse /extern
(im Auto, nur mit E-Fahrtenbuch)
/
/
/
/
Medium der Fahrerkommunikation
E-Mail, SMS, Brief
E-Mail, SMS
E-Mail, SMS
E-Mail, SMS
E-Mail, SMS
Ablauf
Prozedere beim Aufbringen der Siegel
Jeder Führerschein wird mit selbstklebendem RFID-Label versehen, Rechtssicherheit durch automatische Zerstörung des Labels bei Entfernung.
Drei Möglichkeiten, auch in Kombination:
1. Erstprüfung des Originalführerscheins, Erfassen der relevanten FS-Daten und Aufbringung der Siegel durch autorisiertes und geschultes Fachpersonal in einer Euromaster-Niederlassung, 2. Aufbringung im Unternehmen selbst durch eigene autorisierte Mitarbeiter oder an vereinbarten Terminen durch geschultes E-Flotte-Personal, 3. Aufbringung durch Fuhrparkleiter. Bei Erstprüfung wird der Führerschein auf seine Gültigkeit sowie die Übereinstimmung von Führerscheindaten und Einladung geprüft und dann das Trustrack-Siegel aufgeklebt.
Aufkleben des Siegels ist letztmalig nochmals von einem Verantwortlichen des Unternehmens durchzuführen. Damit prüft er persönlich und nach gesetzlicher Vorgabe, ob ein gültiger Führerschein vorliegt. Danach Aktivierung in der Datenbank CarVita, wo noch weitere Detailinformationen zu erfassen sind, z. B. hinsichtlich Fahrerqualifikation wie Zusatzmodule für Ladungssicherung, Eco-Training etc.
Datenimport in CarVita durch Admin Solutions möglich.
RFID-Etiketten werden dem Fahrer innerhalb von Fleetfuhrpark IM-System und darin die enthaltenen Stammdaten Personal über USB-RFID-Leser zugewiesen, in denen auch vorab der Führerschein mit allen Detailinformationen erfasst wurde. Das Etikett wird von der für die Überwachung zuständigen Person aufgebracht, was gleichzeitig die erste Sichtkontrolle des Führerscheins darstellt. Ein nach individuellen Kundenwünschen angepasstes Formular für die Sichtkontrolle kann ausgedruckt werden.
Anbringung des Hologramm-Barcodes durch FPL oder Beauftragten, danach Erfassung der Daten in die Datenbank. Bereits ab diesem Zeitpunkt ist der Fuhrparkverantwortliche von allen weiteren Aufgaben befreit.
In Eigenleistung durch den Fuhrparkleiter oder einen Vertreter im Unternehmen oder als Dienstleistung durch Personal von LapID. Nach Vorlage eines Formulars Beklebung auch an 350 Dekra-Niederlassungen möglich.
Prozedere bei der Kontrolle
Da diese Führerscheinkontrolle nur in Kombination mit dem Hauptprodukt, dem elektronischen Fahrtenbuch, erhältlich ist, kann die Prüfung nur an der Prüfstation im Fahrzeug selbst durchgeführt werden. Das in jedem Fahrzeug verbaute „Log-Ident“-Interface zur Fahrerauthentifizierung und Führerscheinkontrolle mittels RFID lässt ein Starten nur mit gültigem Führerschein zu.
Im vereinbarten Intervall (Festlegung durch Kunden, i. d. R. alle 6 Monate) werden alle in der Datenbank hinterlegten Mitarbeiter angeschrieben und zur Führerscheinprüfung eingeladen. Erinnerung, wenn Angeschriebener nach einer festgelegten Frist (i. d. R. 4 Wochen) nicht erscheint. Nach Ablauf der endgültigen Frist: Eskalationsmeldung an den Fuhrparkleiter und weitere autorisierte Personen.
Individuelle Prüfintervalle möglich, sonst automatische Frist von 180 Tagen nach Anlagedatum des Führerscheins hinterlegt. 10 Tage vorher Erinnerung des Fahrers an den Termin. Eskalationsstufe kann der Kunde selbst bestimmen. CarVita informiert Fuhrparkverantwortlichen automatisiert per Mail oder SMS. Ergebnisse anhand Management-Reports mit Ampeldarstellung. Reportings über alle Aktivitäten.
Fahrpersonal muss Führerschein in vordefinierten Kontrollintervallen am DTCO-Terminal auslesen lassen, was online als Führerscheinkontrolle in der Datenbank protokolliert wird. Der nächste Termin wird am Terminal angezeigt. Reporting für Fuhrparkverantwortliche über aktuelle, anstehende und überfällige Kontrollen. Selektion nach allen relevanten Daten und kundenspezifische Berichte möglich.
14 Tage vor Ablauf des vom Kunden bestimmten Prüfintervalls informiert das System den Fahrer automatisch. Alle Beteiligten erhalten eine Prüfbestätigung, solange der Fahrer seine gültige Fahrerlaubnis innerhalb der Frist scannen lässt. Überblick auf die Zahl der ausstehenden Prüfungen durch Online-Management-System.
Drei Wochen vor dem Prüftermin wird der Fahrer über den Termin informiert. Wird die Prüfung nicht innerhalb einer Woche durchgeführt, folgt eine zweite Erinnerung zwei Wochen vor dem Termin. Wird auch dann die Prüfung nicht innerhalb einer Woche durchgeführt, dann letzte Erinnerung eine Woche vorher. Bei Überschreitung automatische Benachrichtigung an eine oder mehrere Personen, die wie Benachrichtigungen in der Datenbank dokumentiert werden. Parameter wie Anzahl der Erinnerungen und Zeitpunkte individuell festlegbar.
Beschränkungen bei Herkunftsländern der Führerscheine
Führerscheine aus Nicht-EU-Ländern müssen nach max. 6 Monaten in EU-Führerschein umgewandelt werden.
(unter Berücksichtigung landesspezifischer Vorschriften)
(keine bekannt)
(grundsätzlich alle, sofern keine Bedenken der ausstellenden Behörden vorliegen)
Garantie, dass Verfahren den rechtlichen Anforderungen entspricht
Prüfstellen
Zahl der öffentlichen Prüfstationen
360
50, bis Q3/2012: 200
2.500
1.000
Kooperationspartner
Euromaster (330 Prüfstationen), TÜV Rheinland, TÜV Süd
Hüsges Gruppe, Junited Autoglas
Shell, Dekra- und VW-Niederlassungen
Vertragliches
Erforderliche Mindestanzahl Führerscheine
Mindestlaufzeit
flexible Vereinbarung möglich
i. d. R. 24 Monate
36 Monate
12 Monate
24 Monate
Kosten
einmalig ab 8 Euro pro Label, laufend für Nutzung des Telematiksystems: ca. 12 Euro pro Monat und Fahrzeug
Siegel (einmalig): 10 Euro, Datenerfassung und Aufbringen (einmalig): 10 Euro, laufend: max.
1 Euro pro Monat und Mitarbeiter
Einmalkosten für Implementierung: 500 Euro plus 1 Euro pro Monat und FS oder keine Einmalkosten, dafür 1,50 Euro pro Monat und FS
einmalig: RFID-Siegel (Staffelpreis) ab 9,50 Euro, Software: 950 Euro, RFID-Leser für Zuordnung: 95 Euro
Hologramm-Barcode: einmalig 5 Euro pro FS; monatliche Gebühr je Nutzer: 1,25 Euro; optional: SMS-Paket von jährlich 1 Euro
einmalig: Siegel: 8,50 Euro, Systemeinrichtung: 99 Euro, ggf. Kosten für Datenimport oder Prüfstation; jährlich: Servicegebühr (ab 15 Euro inkl. SMS-Gebühren) und ggf. für Betrieb der internen Prüfstation
Kosten für Prüfstation
einmalig ab 245 Euro pro Fahrzeug für Hardware und Installation (abhängig von FP-Größe)
59 Euro/Monat
kostenlos bei Abnahme von 25 ELicence-Siegeln pro Monat, sonst 5 Euro/Monat
1.195 Euro (einmalig)
299 Euro (einmalig)
Berechnung unter www.lapid.de/preiskalkulator
Services
Juristische Beratung
(auch zum Schutz der Privatsphäre des MA)
(durch Kooperation mit Rechtsanwälten)
Sonstige Leistungen
Kernprodukt ist das E-Fahrtenbuch „CarSync-Log“, das außerdem auch mit Poolwagenbuchung, Schlüsselverwaltung, Ortung und Tracking sowie FPM kombiniert werden kann.
UVV BGV D 29, UVV plus (Fahrzeugsachzustandsbericht), HU, AU, E-Fleet-Fuhrparkmanagement, Zulassungsservice, elektronisches Fahrtenbuch, Reifenversicherung
UVV (Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften), Fuhrparkmanagementsoftware CarVita, ESave3G (Warngerät mit akustischem Signal bei unwirtschaftlicher Fahrweise)
Betreuung in allen Fragen der Abwicklung, insbesondere zum Datenschutz und zur Datensicherheit oder bei Reklamationen durch Service-Center, Beklebungs-Service für Hologramm-Barcodes, zukünftig auch UVV-Prüfung
Einsatz der LapID-Siegel auch für Pool- und Carsharing-Fahrzeuge
Kontakt
System
Ablauf
Prüfstellen
Vertragliches
Services
Marktübersicht | Systemanbieter, Teil 2
Kontakt
Systemname
LicenceID
LicenceNet
LogPro/FSK
Anbieter
Klaus Innovation
Kemas
VDQ Business Solutions, Schmidtchen Software
Ansprechpartner
Telefon
Internet
Rainer Klaus, Senior Consultant
02 71/2 30 40-0
r.klaus@klaus-innovation.com
www.klaus-innovation.com
Peter Vogel, Senior Sales Manager
03 66 01/44-3 52, 01 73/6 25 47 84
p.vogel@kemas.de
www.kemas.de
Karl-Heinz Schmidtchen, Geschäftsführer
0 71 53/30 72 90
info@schmidtchensoftware.info
www.schmidtchensoftware.info
System
Prüfsiegel
RFID-Tag
RFID-Komponente, UHF-Frequenz, nach eigenen Angaben das kleinste Label am Markt
RFID-Siegel
Zugrunde liegende Datenbank
webbasierte Datenbank
Microsoft SQL Standard, nach Vorgabe des Kunden anpassbar
relationales Datenbanksystem MySQL
Nutzung inhouse /extern
Medium der Fahrerkommunikation
E-Mail, SMS
E-Mail, SMS
E-Mail, SMS
Ablauf
Prozedere beim Aufbringen der Siegel
durch zertifizierte Mitarbeiter von Klaus Innovation oder vom Kunden
Eigenleistung des Kunden nach Projekt oder Anweisung, ggf. personelle Unterstützung bei der Erfassung. Erfassung durch qualifiziertes Fuhrparkpersonal mit Eingabe der notwendigen festgelegten Daten, keine doppelte Datenhaltung, Verwendung aktueller Stammdaten
Prüfsiegel wird bei Erfassung des Führerscheins durch die Verantwortlichen im Unternehmen aufgeklebt. Im Web-Portal werden die Führerscheindaten mit Angaben des Prüfzeitraums, Schulungsterminen, Benachrichtigung des Inhabers oder Vorgesetzten per SMS oder Mail etc. festgelegt.
Prozedere bei der Kontrolle
Prüfintervalle individuell einstellbar, Benachrichtigung nach individuell bestimmbarem Vorlauf, vier Wochen vor Ablauf der Frist wird der Fuhrparkverantwortliche mit informiert.
Zeitstempel-Eintrag nach Präsentation des Führerscheins an Kontrollstation in LicenceNet. Datum für Prüfintervall mit Ersterfassung gesetzt (frei einstellbar). Wiedervorlage nach Projekt via E-Mail, SMS. Automatische Eskalation bei Nichteinhaltung an disziplinarischen Vorgesetzten (Organigramm teilweise abgebildet)
Fahrer wird vor Ablauf der festgelegten Prüffrist benachrichtigt, seine Kontrolle am Gerät durchzuführen. Geschieht dies nicht, wird der Vorgesetzte je nachdem, wie Prüfzeit festgelegt ist, über nicht durchgeführte Prüfung ebenfalls benachrichtigt, entweder im Webportal oder per SMS oder Mail. Alle Prüfungen werden in Echtzeit mittels „M 2 M“-Karten (= GPRS/GSM-Datenbankkarten) auf das Web-Portal übertragen.
Beschränkungen bei Herkunftsländern der Führerscheine
(sofern GSM verfügbar)
(keine bekannt)
(sofern Kontrollgeräte mit landeseigenen SIM-Karten eingesetzt werden)
Garantie, dass Verfahren den rechtlichen Anforderungen entspricht
(sofern vom Kunden keine Manipulationen am System oder Prüfsiegel durchgeführt werden)
Prüfstellen
Zahl der öffentlichen Prüfstationen
in Planung
Kooperationspartner
in Verhandlung mit Eni und First Stop
Vertragliches
Erforderliche Mindestanzahl Führerscheine
10
Mindestlaufzeit
36 Monate
24 Monate, Kündigungsfrist: 3 Monate,
bei nicht fristgerechter Kündigung Verlängerung um ein Jahr
Kosten
1 Euro pro Führerschein und Monat, alle Kosten für Siegel etc. inklusive
Ausschließlich einmalige Kosten. Zwei Packages, abhängig von Anzahl der eingesetzten Terminals, Label maximal 6,50 Euro
Einmalige Einrichtung und Freischaltung des Portals: kostenfrei, Prüfsiegel: einmalig 3,90 Euro, Rabattstaffel bei höheren Stückzahlen, monatlich für Siegel: 0,35 Euro pro Teilnehmer, Rabattstaffel bei höheren Stückzahlen
Kosten für Prüfstation
pro 50 Führerscheine eine Lesestation kostenlos
Terminals je nach Ausstattung und Leseverfahren, abhängig von der eingesetzten Zahl
einmalig: 249 Euro, monatlich 10 Euro Kommunikationsgebühr pro Terminal
Services
Juristische Beratung
Sonstige Leistungen
Support bei der Einrichtung, Anlegen der Stammdaten und Aufbringen der Siegel
Projektierungsleistungen und Organisation der Erfassung der Führerscheine auf Wunsch
20 verschiedene Prozessapps mit eigener Hardware, z. B. für Fahrzeugortung, Auftragsmanagement, elektronische Arbeitszeiterfassung kombiniert mit Führerscheinerfassung
Kontakt
System
Ablauf
Vertragliches
Services
Prüfstellen
- Ausgabe 4/2012 Seite 58 (3.8 MB, PDF)
