Alles auf eine(r) Karte

31.08.2011 12:02 Uhr

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Alles auf eine(r) Karte

Die handlichen Plastikkarten werden zu immer größeren Multitalenten. Neben Kraftstoffen, Wagenwäschen und Shopartikeln können damit auch Wartung, Reparatur und zukünftig Strom für Elektrofahrzeuge bezogen werden. Ganz zu schweigen von den vielen Vorteilen für Buchhaltung und Controlling.

Der Name Tankkarte ist eigentlich viel zu simpel für das kleine handliche Zahlungsmittel. Und was heißt hier eigentlich „Zahlungsmittel“? Denn die Karte leistet viel mehr, als das Bargeld beim Bezahlen an der Tankstelle zu ersetzen. Längst ist das handliche Kärtchen zu einem unentbehrlichen Instrument geworden, um in der Buchhaltung die Flut von Belegen einzudämmen und Zahlungsströme zu bündeln.

Und auch für das Kraftstoffmanagement gewinnen die Tankkarten noch stärker an Bedeutung, wie die von uns befragten Leasinggeber bestätigen. Denn angesichts weiter steigender Kraftstoffpreise liefern die monatlichen Abrechnungen der Mineralölgesellschaften wichtige Daten für das Controlling. „Die Treibstoffkosten stellen mit fast 25 Prozent der monatlichen Fahrzeugkosten weiterhin einen beachtlichen Anteil an den Fuhrparkgesamtkosten dar“, erläutert Dieter Brandl, Director Operations, ASL Fleet Services. „Die Fuhrparkleiter sollten regelmäßige Kontrollen der Reportings vornehmen, um die Ausreißer frühzeitig zu identifizieren und dadurch eine nachhaltige optimale Umgangsweise mit dieser immer knapper und teurer werdenden Ressource zu erreichen“, rät er.

Das wird erfreulicherweise schon vielerorts gemacht, wie Michael Velte, Geschäftsführer bei der Deutschen Leasing Fleet, bestätigt: „Das Thema Verbrauch, also die Abweichung von der Norm, wird deutlich enger kontrolliert.“

Bei der regelmäßigen Kostenkontrolle helfen die Reportingsysteme der Leasinggesellschaften: Umfassende Selektionsmöglichkeiten stellen mittlerweile ein engmaschiges Überwachungsnetz dar: ob die Diskrepanz zwischen Ist-Verbrauch und Herstellervorgaben oder der Vergleich von Soll-Kilometern laut Leasingvertrag mit den tatsächlich gefahrenen Kilometern, wodurch eventuelle Mehrkilometer aufgedeckt werden, die neben höheren Kraftstoffkosten auch signifikante Nachbelastungen bei Vertragsende mit sich bringen (siehe Tabelle „Reporting“ auf Seite 28).

Gesunkene Ausgaben trotz gestiegener Kraftstoffpreise

Durch die immer umfassenderen Kontrollmöglichkeiten ist es den Fuhrparkbetreibern laut Aussage der meisten Leasinggesellschaften in den letzten Jahren gelungen, trotz weiter gestiegener Kraftstoffpreise die Gesamtausgaben für das flüssige Gold zu senken. Rund drei Viertel aller Leasinggesellschaften haben dies beobachtet, davon 16 Prozent jedoch nur in geringem Maße (siehe Grafik links). Im Vergleich zum Vorjahr ist der Anteil an Antworten, die diesen Trend bestätigen, noch einmal stark angestiegen, um gut zehn Prozentpunkte. Die vor einigen Jahren eingeleiteten Maßnahmen der Fuhrparks scheinen sich jetzt auszuzahlen.

Laut der Deutschen Leasing Fleet sind die Aufwendungen für Kraftstoff um zehn Prozent in den vergangenen 36 Monaten zurückgegangen, GE Capital beziffert die Einsparungen pro Fahrzeug in diesem Zeitraum auf ein bis zwei Liter auf hundert Kilometern. Zu diesem Erfolg haben neben dem perfektionierten Kraftstoffmanagement natürlich auch Downsizing, die immer sparsameren und effizienteren Motoren sowie Spritspartrainings bei den Mitarbeitern geführt. Letztere allein sind nach Feststellungen von Arval für bis zu 20 Prozent der Einsparungen bei den Kraftstoffkosten verantwortlich.

Prozesskosten unter Kontrolle

Ein nicht nur im Fuhrpark schwer zu beziffernder Kostenblock sind die Prozesskosten. Welchen zeitlichen und damit finanziellen Aufwand verursachen bestimmte Abläufe und Vorgänge in einem Unternehmen?

Fest steht zweifelsfrei, dass Tankkarten helfen, die Prozesskosten zu senken. Denn statt eines Haufens an Belegen und Rechnungen für jede Tankfüllung, für Schmierstoffe, Wagenwäschen oder Wischerblätter, die die Buchhaltung sonst einzeln verbuchen und bei Verauslagung des Mitarbeiters an diesen per Überweisung zurückerstatten müsste, kommt am Monatsende die komfortable Sammelrechnung für alle Transaktionen des gesamten Unternehmens. Nicht zu vergessen, dass die Tankkarte dem Fuhrparkbetreiber gegenüber der Barzahlung je nach jährlicher Abnahmemenge zudem noch eine Vergünstigung von einigen Cent pro getanktem Liter bringt und nach guter Verhandlung auch jährliche Kickbacks. VR Leasing gab übrigens an, im Auftrag des Kunden Nachlässe bei den Mineralölgesellschaften zu verhandeln.

Auch Maut- oder Parkgebühren lassen sich teilweise schon über die Tankkarte abrechnen. Und noch mehr Potenzial steckt darin: „Im Fuhrparkmanagement besteht ein Trend zu Multifunktionskarten, mit denen auch Wartungsarbeiten, Reparaturen oder Reifenservice bargeldlos beansprucht werden können“, beobachtet Karsten Rösel, Geschäftsführer der ALD AutoLeasing D. Alphabet geht davon aus, dass Tankkarten von Fuhrparks mit Elektrofahrzeugen in Zukunft auch zur Abrechnung von Strom genutzt werden.

Die Fuhrparks setzen also vermehrt alles auf eine Karte. Oder genauer genommen auf zwei oder drei, denn der Trend zur Mehr-Karten-Strategie hält an. Ist der Fahrer laut ASL Fleet Services im Besitz von zwei Tankkarten verschiedener Mineralölgesellschaften, kann er dank des Verbundnetzes mindestens 90 Prozent der Tankstellen damit ansteuern. Er muss also keine Umwege in Kauf nehmen, um seinen Tank zu füllen, was dem Arbeitgeber wiederum zu geringeren Ausgaben beim Kraftstoff verhilft. Oder die Buchhaltung vor weiteren Belegen bewahrt, wenn der Fahrer sich sonst gezwungen sieht, seinen leeren Tank an einer „fremden“ Station gegen Bares aufzufüllen.

Mireille Pruvost

Leasinggesellschaft

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