_ Viel zu wenige Fuhrparkverantwortliche hatten die Chance, sich auf ihre Tätigkeiten mit einer fachspezifischen Aus- oder gar Weiterbildung vorzubereiten. Nach einer Analyse von Dataforce in Zusammenarbeit mit dem Bundesverband Fuhrparkmanagement aus dem letzten Jahr gerade einmal zehn Prozent. Bekommt man das denn so hin?
Die Antwort ist nicht einfach. Sicher geht einiges mit "Learning by Doing" und je mehr Zeit man von seinem Chef eingeräumt bekommt, desto intensiver kann man sich im Selbststudium die wichtigsten Dinge beibringen. Doch wenn alle Themen im Blick behalten werden sollen und das Fuhrparkmanagement effizient, nachhaltig und rechtssicher durchgeführt werden soll, wird es schwierig und kritisch. Es muss den Verantwortlichen in den Unternehmen klar werden, dass selbst bei einer geringen Anzahl an Fahrzeugen durch ein professionelles Fuhrparkmanagement nicht nur Kosten, sondern auch Halterrisiken, Emissionen und der Anteil demotivierter Mitarbeiter deutlich gesenkt werden könnten. Bedeutet: Ein professionelles Fuhrparkmanagement braucht die Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung, so genannte Management-Attention, und kann nur mit gut geschulten sowie fachlich versierten Mitarbeitern umgesetzt werden. Viele kommen zu diesem "Job", ohne zu wissen, was auf sie zukommt - und vor allem ohne Einarbeitung. Eben noch Personalsachbearbeiter, Controller oder Einkäufer - jetzt verantwortlich für den Fuhrpark. Fuhrparkverantwortlich wird man auch schon mal durch einen freundschaftlichen Schulterschlag des Geschäftsführers, der die Aufgaben bis vor Kurzem noch selbst gemacht hat. Das Problem ist, dass es eine Berufsausbildung oder ein definiertes Berufsbild nicht gibt, obwohl die zu übernehmende Verantwortung sehr hoch ist. Sowohl gegenüber den Menschen als auch in Bezug auf die Höhe der Budgets. Mit der Aufgabe sind zudem persönliche Haftungsrisiken verbunden. Je mehr Fahrzeuge zu betreuen sind, desto vielfältiger, vernetzter und komplexer werden die Aufgabenpakete. Hier einige Tipps aus dem "Bootcamp" für Fuhrparkprofis.
Tipps zur Jobübernahme
Verschaffen Sie sich zuallererst einen Überblick darüber, mit was Sie es konkret zu tun haben und wie die bisherigen Prozesse und Schnittstellen im Unternehmen aussehen. Stellen Sie dann sicher, dass Sie eine saubere Basis für den Start in die neue Aufgabe bekommen. Es sollte eine schriftliche Stellenbeschreibung geben und es muss klar geregelt sein, welche Aufgaben und Pflichten zu erledigen sind. Wird darauf nicht eingegangen, sollten Sie die Finger von der neuen Aufgabe lassen. Suchen Sie sich eine Schulungsmöglichkeit. Nicht immer möglich, aber ideal ist eine Schulung vor Antritt der neuen Tätigkeit. Aber Vorsicht bei der Auswahl! Wie überall gilt, billig und schnell ist nicht gleich gut. Tagesseminare sind gut, um einen Überblick zu bekommen. Eine fundierte Ausbildung ersetzen sie jedoch nicht. Praktika sind eine weitere Möglichkeit, sich Grundlagen zu erarbeiten. Eine Woche an der Seite eines erfahrenen Kollegen in einem anderen Unternehmen ist Gold wert. Nicht nur zu Beginn, auch später ist aktuelles Wissen wichtig. Fachbücher sind rar, überteuert und meist schon vor Drucklegung nicht mehr aktuell. Aktualität und ein breites Themenangebot sind entscheidend. Der Fuhrparkverband bietet seinen Mitgliedern eine breite Sammlung von Fachwissen und Lehrvideos im Fuhrparkcockpit auf seiner Homepage und zusätzlich regionale Treffen, Tagesseminare und Workshops zu speziellen Themen. Darüber hinaus gehört eine Rechtsberatung und die Beratung in Steuerfragen ebenso zum Leistungsumfang, wie die Möglichkeit der Kommunikation mit allen Kollegen via Mailingliste.
Lernen frei von Ort und Zeit
Neben den wichtigen Präsenzveranstaltungen hat der Fuhrparkverband eine weitere Möglichkeit entwickelt, sich frei von Ort und Zeit auszutauschen und weiterzubilden: Über die E-Learning-Plattform "Fleetinstruct.de" werden zukünftig auch Webmeetings und Webinare angeboten. Zum Beispiel zu aktuellen Rechtsfragen. Die ersten Webmeetings beschäftigen sich mit Mobilitätsmanagement und Fahrzeugbeschaffung. Ein Experte wird sein Wissen einbringen und mit den Teilnehmern in den Dialog gehen. Das Motto: Virtuell lernen, real umsetzen. Wer den Termin eines Webinars und Webmeetings verpasst hat, kann sich eine Aufzeichnung ansehen.
Jeder Fuhrpark ist anders. Patentrezepte sind Unsinn und ständige Veränderungen an der Tagesordnung. Die Möglichkeiten sich mit Kollegen auszutauschen, Erfahrungen mit Dienstleistern abzufragen, nach Problemlösungen zu suchen oder von neuen Entwicklungen zu erfahren sind essentiell. Aber selbst wenn Sie alle Tipps akribisch umsetzen: Die Einarbeitung dauert bis zu Ihrem letzten Arbeitstag! Es gibt wenige Aufgaben, die so abwechslungsreich sind und deren Umfeld so stark permanenten Veränderungen unterliegen. Als Fuhrparkverantwortliche(r) weiß man morgens meist nicht, ob der kommende Arbeitstag Dinge bereithält, die man noch nicht kannte. Die Kombination aus der Arbeit mit Menschen, technischen, betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Themen macht den Beruf sehr spannend. Eine gehörige Portion Organisationstalent, starke Nerven und ein gutes Händchen für den Umgang mit Menschen sind neben solidem Fachwissen Faktoren für den Erfolg und die Voraussetzungen, in diesem Job auch Spaß zu haben.
Risiken des Unwissens
Den Fuhrpark so nebenbei zu managen, in Teilzeit oder ohne sich laufend up to date zu halten ist in der heutigen Zeit nicht mehr möglich. Zumindest nicht ohne Risiko. Viele Einsparpotenziale werden aus Unwissenheit nicht genutzt und Risiken eingegangen, deren Konsequenzen Unternehmen oder Mitarbeiter empfindlich treffen können. Der Fuhrparkverband bietet deshalb regelmäßigen Austausch, ein Netzwerk an Kolleginnen und Kollegen, die weiterhelfen können, E- Learning und viele weitere Weiterbildungsangebote. Lernen ist ein kritischer Erfolgsfaktor und muss ein selbstverständlicher Bestandteil des Berufsalltags sein. Wichtig ist, den Wissensbedarf zu kennen und zu wissen, wo man die relevanten Informationen findet. Dabei hilft der Fuhrparkverband gerne.
- Ausgabe 09/2018 Seite 40 (224.4 KB, PDF)
